Polityka prywatności Północ Południe Spedycja

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Północ Południe Spedycja (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku z prowadzeniem działalności w zakresie transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz w innych krajach, w których Spółka świadczy usługi.

1.2. Administratorem danych osobowych jest: Północ Południe Spedycja (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora są dostępne na oficjalnych kanałach komunikacji Spółki (w szczególności na stronie internetowej, w korespondencji handlowej oraz umowach).

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.

1.4. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane są przetwarzane przez Administratora, w szczególności do: klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, kierowców, pracowników i współpracowników, przedstawicieli kontrahentów, dostawców, użytkowników strony internetowej oraz osób kontaktujących się ze Spółką za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju relacji i celu przetwarzania. Mogą to być w szczególności:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, numer PESEL (jeżeli niezbędne), seria i numer dokumentu tożsamości (w uzasadnionych przypadkach), stanowisko służbowe;
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres siedziby, adres e-mail, numery telefonów;
• dane dotyczące rozliczeń: numery rachunków bankowych, dane potrzebne do wystawienia faktur i rozliczeń podatkowych;
• dane związane z realizacją usług transportu i logistyki: dane o ładunkach, miejsca załadunku i rozładunku, dane kontaktowe osób odpowiedzialnych po stronie klienta i odbiorcy, dane kierowców (imię, nazwisko, numer telefonu, numery rejestracyjne pojazdów, numer prawa jazdy w uzasadnionych przypadkach);
• dane z korespondencji: informacje przekazywane w wiadomościach e-mail, formularzach kontaktowych, zapytaniach ofertowych, reklamacjach;
• dane dotyczące użytkowania strony internetowej: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące zachowania na stronie (jeżeli polityka cookies na to zezwala i użytkownik wyraził stosowne zgody, o ile są wymagane).

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach konieczne do zawarcia i wykonania umowy, sporządzenia wyceny, udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

3.1. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• przygotowanie i przedstawienie oferty usług transportowych i logistycznych;
• zawieranie oraz realizacja umów przewozu, spedycji, magazynowania i usług pokrewnych;
• kontakt operacyjny w sprawie realizacji zleceń, w tym ustalanie terminów, miejsc załadunku/rozładunku, przekazywanie instrukcji;
• obsługa reklamacji, roszczeń i zgłoszeń związanych z realizacją usług.

3.2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• spełnianie obowiązków podatkowych i rachunkowych (wystawianie i przechowywanie faktur, dokumentów księgowych, dokumentacji przewozowej itp.);
• prowadzenie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa transportowego, pracy, BHP i inne regulacje branżowe;
• realizacja obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3.3. Prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności;
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia oraz infrastruktury (np. kontrola dostępu, ochrona informacji, ewentualny monitoring wizyjny – jeśli zostanie wdrożony i odpowiednio oznaczony);
• zapewnienie bezpieczeństwa ruchu drogowego i prawidłowej realizacji transportów (np. kontakt z kierowcami, informowanie o zmianach w trasach);
• planowanie i rozwój działalności, analizy biznesowe, statystyki i raportowanie wewnętrzne;
• utrzymywanie relacji biznesowych, kontakt z klientami i kontrahentami w sprawach bieżących;
• ochrona przed nadużyciami i oszustwami.

3.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w szczególności:

• wysyłanie treści marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, jeżeli jest to wymagane przepisami (np. prawo telekomunikacyjne, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną);
• przetwarzanie danych wykraczających poza niezbędne minimum, gdy wymaga tego specyfika relacji i brak jest innej podstawy prawnej.

W każdej chwili osoba, która wyraziła zgodę, może ją cofnąć, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmioty współpracujące przy realizacji usług transportowych i logistycznych (przewoźnicy, podwykonawcy, magazyny, operatorzy logistyczni, spedytorzy);
• dostawcy usług IT i systemów wspierających działalność Spółki (systemy księgowe, systemy do obsługi zleceń, systemy komunikacji, serwery, usługi chmurowe);
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni, kancelarie prawne oraz inni doradcy współpracujący ze Spółką;
• banki i instytucje finansowe obsługujące rozliczenia płatnicze;
• firmy kurierskie i pocztowe, świadczące usługi doręczeniowe;
• ubezpieczyciele w związku z likwidacją szkód, ubezpieczeniem transportów, OC itp.;
• organy publiczne i instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, sądy, policja, inspekcje, organy nadzorcze), wyłącznie w zakresie wynikającym z przepisów.

4.2. Każdorazowo przekazanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa określonych w RODO.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

5.1. Ze względu na charakter działalności w obszarze transportu i logistyki, dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z realizacją usług także poza granicami Polski, w szczególności na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

5.2. Jeżeli w konkretnych sytuacjach dane osobowe miałyby zostać przekazane do państwa trzeciego (poza EOG), Administrator zastosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, w tym standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy prawne zapewniające adekwatny stopień ochrony danych. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać dodatkowe informacje w tym zakresie, kontaktując się z Administratorem.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz rozliczeń po jej zakończeniu;
• przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe i rachunkowe – co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego);
• przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy lub przepisów prawa;
• do czasu wycofania zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie i nie zachodzi inna podstawa prawna.

6.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile nie ma prawnego obowiązku ich dalszego przechowywania.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

7.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskanie informacji, czy Administrator przetwarza dane osobowe, a jeśli tak, to w jakim zakresie, w jakich celach oraz dostęp do ich kopii.

7.2. Prawo sprostowania danych (art. 16 RODO) – żądanie poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne.

7.3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – żądanie usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były zbierane, lub cofnięto zgodę (o ile nie ma innej podstawy przetwarzania).

7.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądanie ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania sprzeciwu.

7.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazanie ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

7.6. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora; w takim przypadku Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7.7. Prawo do cofnięcia zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili ją cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

7.8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych odbywa się z naruszeniem przepisów prawa, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

8. Zasady bezpieczeństwa danych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

8.2. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby i podmioty, które zostały zobowiązane do zachowania poufności i przetwarzają dane zgodnie z poleceniami Administratora i obowiązującymi przepisami.

8.3. W przypadku korzystania z usług podmiotów przetwarzających dane w imieniu Administratora, są z nimi zawierane odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

9. Pliki cookies i dane zbierane w ramach strony internetowej

9.1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do preferencji użytkownika, prowadzenia anonimowych statystyk oraz poprawy jakości świadczonych usług.

9.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym może je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na funkcjonalność strony.

9.3. Szczegółowe informacje na temat stosowania cookies mogą być opisane w odrębnej polityce cookies, jeśli jest udostępniona przez Administratora.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu przetwarzania danych lub rozwoju oferty usług.

10.2. Zmiany Polityki będą publikowane w odpowiedni sposób, w szczególności na stronie internetowej Administratora lub przekazywane w innej przyjętej formie.

10.3. Aktualnie obowiązująca wersja Polityki prywatności jest dostępna u Administratora i ma zastosowanie od momentu jej opublikowania lub udostępnienia.